За тази дейност ще ви помогнат нашите помощни материали: слайдове в PowerPoint, листовка, информационна справка, покана за събитие.
1Определете темата и целта на вашето събитие
Задайте си следните въпроси:
Каква е темата и целта ви?
До кого искате да достигнете?
Към какво искате да призовете?
Каква е ползата за слушателите?
2 Определете подходящите дейности (и методи)
Възможни дейности:
- Класическа информационна вечер с презентации и последваща дискусия
- Пикник, напр. за семейства, на който да организирате игри за по-малките деца
- Викторина на тема енергия, напр. за класически семейства, ученици
- Презентация в кафене
- Фестивал (напр. музикален) или “зелен” купон за студенти
Потърсете допирните точки за вашата конкретна целева група.
3Разработване на план на събитието
Какво ще се случва на събитието? Напр.:
- Теми на презентациите и гостуващи лектори/известни представители на местните заинтересовани страни
- Теми на семинарите
- Игри и викторини
- Подаръци
Кой ще присъства? Напр.:
- Хора от местната общност, с които си сътрудничите за организирането на събитието, напр. ако домакинството на събитието се предоставя от местно сдружение или общината, или местната пекарна осигурява закуски за участниците (безплатно, като ПР дейност)
- Гостуващи лектори
4 Намерете подходящо място, определете дата и час за провеждане на събитието. Поканете партньорите си
Обмислете следните детайли:
- Разходи за наем: Ако си партнирате с общината или някое местно сдружение, възможно е те да ви предоставят за ползване тяхна зала. В този случай не забравяйте да поставите и тяхното лого върху материалите за събитието, уверете се, че техен представител ще вземе участие, както и не пропускайте във вашата реч да ги споменете като партньор и да благодарите за домакинството.
- Дали да има закуски, дали участниците ще се хранят заедно, дали трябва/имате възможност да поръчате кетъринг и т.н.
- Оборудване: подредба на залата, техническо оборудване (мултимедиен проектор, микрофони и т.н.)
- Големина на залата: Колко души могат да участват?
На този етап трябва да решите кого искате да поканите като партньор, гостуващи лектори и пр. и да разберете дали те имат интерес и възможност да участват. Подгответе предварителна програма, за да може да им изложите контекста.
5Поканете участници в събитието си
Подгответе покана, която да включва:
- Заглавие на събитието
- Дата, начален час и продължителност
- Място/адрес или информация за присъединяване, ако организирате онлайн събитие
- Описание на събитието
- Дневен ред/програма, напр. теми на презентациите, поканени гостуващи лектори, планирани дейности
- Краен срок за регистриране за участие
- Къде/как могат да се регистрират (линк или адрес на електронна поща)
- Данни за контакт
- Ако планирате да правите снимки или видеозаписи по време на събитието, непременно го споменете в поканата и посочете, че всеки участник автоматично се съгласява тези снимки/видеоклипове да бъдат използвани за комуникационни цели (напр. в социалните мрежи). Същевременно: За да използвате снимки, на които се виждат присъстващи младежи, задължително трябва да разполагате с тяхното изрично писмено съгласие.
Поканата можете да изпратите чрез
- Електронна поща
- Социални медии (Twitter, LinkedIn, Facebook, …)
- Информационен бюлетин, интернет страницата на проекта
6Подробно планиране
- Съставете график за изпълнението на различните елементи на събитието (напр. различните презентации и работата по групи), така че да можете да следите времето, докато трае то.
- Какви материали са ви нужни? Може ли всичко, което ви е необходимо, да стигне навреме до мястото на събитието? Напр. листовки, брошури, игри, техническо оборудване и пр.
7Подготовка на мястото
Предвидете достатъчно време за подготовка на мястото. Ако имате достъп до него от предишния ден, започнете тогава. С колкото по-малко време разполагате, от толкова повече помощ ще имате нужда, за да подготвите всичко. Огледайте добре мястото и преценете кое как искате да бъде разположено, за да може предварително да инструктирате екипа, който ще ви помага.
В зависимост от естеството на вашето събитие, не пропускайте да проверите и предвидите следните неща:
- Уверете се, че техническото оборудване работи (мултимедиен проектор, микрофони и т.н.).
- Подредете местата за сядане.
- Подгответе декорацията (плакати, рол банери и т.н.).
- Подгответе информационните си щандове.
- Ако възнамерявате да правите снимки и видеоклипове, вземете допълнителни формуляри за съгласие за децата, в случай че дойдат нерегистрирани участници или някой е забравил да донесе своя.
- Поставете на видно място информационните материали за вашия проект – листовки, брошури, подаръци…
- Донесете списъка на регистрираните участници, за да може да ги отметнете при пристигането им и да следите кой е дошъл на събитието. Можете да добавите колона, в която да отбелязвате онези, които решат да се включат във вашия проект след събитието.
8Подгответе представянето на вашата енергийна общност
Използвайте нашите помощни материали (слайдове в PowerPoint, текстове) и попълнете основната информация за вашия порект.
Ако организирате събитие за конкретна целева група или търсите определен тип членове на ЕО, не забравяйте да подчертаете конкретните ползи за тях.
9Нека завесата се вдигне!
Изнесете атрактивна презентация за вашия порект и вдъхновете хората, които присъстват на вашето събитие да вземат участие и в енергийната ви общност. На тези събития се опитайте да осъществите и личен контакт с потенциалните участници, мултипликатори и инвеститори и ги поканете на последваща среща за обсъждане на допълнителните подробности.